Office Manager - Responsable Administratif(ve)

Tout le monde dit vouloir changer le monde. Nous recherchons des personnes qui le feront réellement.

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Office Manager - Responsable Administratif(ve)

Il s'agit d'un poste temporaire pour un remplacement de congé maternité jusqu'au 29 novembre 2026.

ADF International recherche un(e) Responsable Administratif(ve) rigoureux(se) et organisé(e) pour rejoindre son équipe à temps plein, à titre temporaire, au sein de son bureau de Bruxelles, en Belgique. En tant que responsable administratif(ve), vous jouerez un rôle essentiel au sein de l'équipe d'ADF International à Bruxelles et contribuerez activement au bon fonctionnement de nos bureaux, tout en apportant votre soutien aux équipes à travers l'Europe.

Vos principales responsabilités:

Dans le cadre de ce poste, vous serez amené(e) à:

• Être le premier point de contact pour les bureaux, en gérant les appels, le courrier, les visiteurs, les fournisseurs et les livraisons. Superviser les opérations quotidiennes du bureau, en veillant à l'organisation des processus, à un environnement de travail fonctionnel et à une culture d'entreprise accueillante.
• Gérer les services de bureau, notamment les achats, les stocks, les équipements, la coordination des installations et les relations avec les fournisseurs.
• Coordonner les réunions, les agendas et la logistique des membres de l'équipe en Europe et à l'international.
• Fournir un soutien administratif de qualité, incluant la gestion documentaire, les systèmes de classement, la saisie de données et les recherches ciblées.
• Maintenir et mettre à jour régulièrement la documentation interne, comme les manuels de bureau, les directives opérationnelles et les procédures.
• Contribuer à la planification et à la coordination des événements, réunions et activités d'équipe internes et externes.
• Favoriser l'engagement de l'équipe en coordonnant des événements internes tels que l'intégration des nouveaux employés, les célébrations et les pots de départ.
• Préparer les notes de frais et soutenir les processus comptables, notamment le suivi des dépenses et le traitement des reçus.
• Assurer l'exactitude des données dans les bases de données et systèmes internes, y compris les outils CRM.
• Identifier les opportunités d'amélioration des processus, outils et flux de travail du bureau, contribuant ainsi à l'amélioration continue des opérations.

Autres responsabilités:

• Vous pourriez être amené(e) à effectuer des tâches connexes ou des projets spéciaux, conformément aux directives générales du poste.

Compétences requises:

• Solides compétences administratives.
• Capacité à anticiper les besoins des membres de l'équipe locale.
• Maîtrise des outils informatiques, notamment Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et Internet Explorer).
• Aptitude et volonté d'apprendre et d'utiliser d'autres logiciels.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite, ainsi qu'en relations interpersonnelles, en anglais et en français ou en néerlandais.
• Excellent sens du service à la clientèle.

Aptitudes:

• Capacité à prendre des initiatives, à travailler en équipe et à motiver les autres, de façon autonome.
• Capacité à gérer les informations confidentielles avec professionnalisme.
• Capacité à prendre des décisions judicieuses dans des situations exigeantes. Formation et/ou expérience :
• 3 à 5 ans d’expérience dans un poste administratif sont requis.
• Maîtrise de l’anglais et du français ou du néerlandais indispensable.

Salaire: 50 000 € à 53 000 € (brut annuel).

Ce salaire est indicatif et correspond à un poste basé à Bruxelles, en Belgique. Il peut varier en fonction de l’expérience, des compétences, des qualifications et du lieu de travail du candidat.

Permis de travail valide pour la Belgique ou citoyenneté européenne requis.